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Cómo gestionar una base de datos con CRM

Cómo gestionar una base de datos con CRM

Hablemos de la base de datos de clientes y de cómo utilizarla de la manera correcta con el software adecuado para la gestión de la misma, hablemos primero de todo de la importancia.

La importancia de las bases de datos y el software CRM

La base de datos de clientes es uno de los bienes más preciados de cualquier empresa, por encima de los productos y al nivel tan solo de las propiedades intelectuales y del equipo humano, que es el que se encarga de que todo funcione como debe. Pero lo que nos ocupa en este artículo, como hemos mencionado es la base de datos de clientes, y sobre todo, cómo la gestionamos para poder maximizar los resultados y generar crecimiento para la empresa.

Un buen software CRM nos ayudará a llevar a cabo una buena gestión de la base de datos, nos permitirá llevar un seguimiento personalizado para cada cliente, su situación, sus necesidades, etc. de manera que podremos generar las ofertas más adecuadas, tanto para el cliente como para nosotros.

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Características de la gestión de bases de datos con un CRM

Con un CRM tendremos algunas características que nos ayudarán a realizar la mayoría de las gestiones diarias sin salir de la misma herramienta, como las siguientes:

  • Seguimiento de clientes: Nos permitirá ver toda la información de los clientes, productos o servicios que ha comprado o contratado, por los que se ha interesado, ofertas que se le han presentado, etc.  
  • Elaboración de ofertas: Nos permitirá crear las ofertas, añadiendo los datos, productos, servicios, etc. y con ello se genera la oferta ya con la plantilla corporativa etc. Preparada para ser enviada al cliente. 
  • Gestión multiusuario: Como el equipo comercial suele estar compuesto por varias personas, con un sistema multiusuario podremos ver todas las notas que han añadido el resto del equipo, de manera que, aunque se puede asociar un cliente con un comercial, lo pueda gestionar cualquier otra persona en caso de necesidad, vacaciones, baja, etc. 
  • Integración con otros sistemas: La mayoría de los productos CRM ofrecen integración (mejor o peor) con otros sistemas como el ERP empresarial, por ejemplo.

Integraciones posibles

La mayoría de software de CRM tiene capacidades de integrarse con otro software de gestión de la empresa, como nuestro ERP, en el caso que Capri Software, el CRM con el que más se trabaja es con la solución de Microsoft, que se integra perfectamente con el ERP de Microsoft Dynamics 365, de una manera totalmente orgánica y podremos intercambiar datos y pasar de una plataforma a la otra sin que prácticamente se note. 

Aunque con otros productos puede no ser tan fácil, casi siempre es posible la integración ya sea con herramientas propietarias de los propios productos o con programación personalizada, con la que también hemos trabajado, para generar sinergias entre software que no está pensado para integrarse con otra plataforma.

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Ventajas en la gestión de bases de datos con un software CRM

Existen unas ciertas ventajas al realizar la gestión de la base de datos con un CRM, podemos revisar algunas a continuación: 

  • Facilidad de uso: Con un sistema CRM las tareas se podrán realizar de una manera más cómoda, rápida y visual (en la mayoría de los casos) 
  • Centralización de gestiones: Con un CRM, en muchos casos, se podrán centralizar muchas gestiones en la misma plataforma, de manera que no deberemos tener abiertos varios programas al mismo tiempo y hacer la gestión manualmente (el gestor de la BD, la hoja de excel con los datos, el word para redactar la oferta, etc.), de manera que minimizamos la posibilidad de errores humanos. 
  • Accesibilidad: Generalmente, los CRM están pensados para la movilidad, ya que el equipo comercial acostumbra a ser inquieto y distribuido por varios puntos geográficamente alejados, por lo que tiene que estar preparado para ser accedido desde cualquier lugar fácilmente.  
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Esperamos que esta información haya ayudado a despejar algunas dudas y a conocer como poder gestionar tu base de datos con tu CRM. Si quieres que alguno de nuestros expertos te asesore personalmente o te ha quedado alguna duda, escríbenos y te contestaremos lo antes posible. ¡Gracias! info@capris.es, mándanos tus consultas y veremos cómo podemos ayudarte.